Zorgorganisaties in de coronacrisis

In verband met de uitbraak van het coronavirus en de daaropvolgende richtlijnen van de overheid en het RIVM werken veel meer mensen dan normaal via een digitale omgeving. Dit geldt ook voor onze klanten in de zorg. 

In de ziekenhuizen is het op dit moment ontzettend druk. Er wordt op dit moment erg veel overlegd en informatie uitgewisseld om de continu veranderende zorgbehoefte in te vullen. Omdat de zorgprofessionals en de experts niet allemaal in het huis aanwezig kunnen zijn, neemt de vraag naar online toepassingen enorm toe om zo efficiënt en snel te overleggen. Dit om daarna direct besluiten te nemen over de juiste maatregels om de zorg voor de patiënten stroom te kunnen waarborgen.

Bij zorginstellingen zoals ouderenzorg en GGZ zien wij een sterk toegenomen behoefte aan het in contact brengen van cliënten met familie en/of verzorgers. Dit omdat de overheid heeft bepaald dat voor sommige instellingen (met name ouderenzorg) er geen bezoek meer mag langskomen bij de bewoners. Online toepassingen zorgen er dan voor dat deze mensen toch contact kunnen hebben met hun geliefde en verzorgers, ondanks het feit dat ze niet bij elkaar kunnen zijn.

Er is inmiddels ook een regeling door de overheid beschikbaar gesteld om digitale thuiszorg sneller te kunnen uitrollen. Als uw organisatie hiervoor in aanmerking komt, kunt u aanspraak maken op een bedrag van 50.000 euro om zorg op afstand sneller mogelijk te maken. Lees meer informatie over de aanvraag op deze pagina op de website van de Rijksoverheid.

Wij krijgen vanzelfsprekend veel hulpvragen over het technische aspect van digitaal samenwerken: sommige zorgorganisaties hebben de mogelijkheid tot digitaal samenwerken en samenkomen al ingericht maar ervaren capaciteitsproblemen vanwege bijvoorbeeld hoger dataverkeer, en voor andere zorgorganisaties is het concept van digitaal samenwerken nog niet geheel ingeregeld. De hulpvragen die wij ontvangen zijn:

  • Hoe kan ik de mogelijkheid tot digitaal samenwerken snel inrichten
  • Kan ik licenties tijdelijk krijgen of uitbreiden
  • Hoe kan ik (meer) remote werkplekken aanbieden
  • Hoe kan ik snel mijn datacentercapaciteit vergroten
  • Hoe zit het met de capaciteit van de internetverbindingen
  • Kunnen mijn netwerk- en securitysystemen het vele digtale verkeer aan
  • Hoe richt ik beheer op afstand in

Wij willen graag hier in ondersteunen om zo zorg te dragen dat uw medewerkers in deze periode zo normaal mogelijk kunnen samenwerken en de bedrijfsvoering zo min mogelijk geschaad wordt.

Quickstart Microsoft Teams

Zijn uw medewerkers in verband met de huidige situatie beperkt in de bereikbaarheid of heeft u geen mogelijkheden tot efficiënt vergaderen. Microsoft Teams biedt een eenvoudig platform waarin deze zaken direct voor u beschikbaar zijn. Wij kunnen u razendsnel helpen met de implementatie en adoptie voor het gebruik van Microsoft Teams zodat u meteen aan de slag kunt met online vergaderen, videobellen en eventueel samenwerken in documenten.

Op deze pagina leest u meer over de toepassingen van Microsoft Teams in de zorgsector.

Wat bieden wij u?

PQR biedt u een basisinrichting van Microsoft Teams inclusief Single Sign-On (SSO) voor uw gebruikers zodat ze direct en eenvoudig toegang hebben tot deze mogelijkheden:

  • Online vergaderingen met video en geluid;
  • Inzicht in beschikbaarheidsinformatie van uw medewerkers;
  • Samenwerken vanaf iedere locatie;
  • Mogelijkheid tot het uitwisselen van data en/of het delen van het scherm;
  • Samenwerken in documenten.

Wat heeft uw organisatie nodig?

De oplossing zal beperkte resources van de aanwezige IT-infrastructuur vragen voor de inrichting van Microsoft Teams. Voor het gebruik heeft u een licentie voor Office 365 nodig waar Microsoft Teams onderdeel van is. Heeft u nog geen Office 365-licenties, dan is er een gratis versie van Microsoft Teams met beperkte mogelijkheden beschikbaar. Daarnaast heeft Microsoft als reactie op het coronavirus een trial-licentie van zes maanden voor Office 365 E1 beschikbaar gesteld. PQR stemt samen met uw af welke licentie er het beste bij u past.

Deze oplossing gaat ervan uit dat uw medewerkers Microsoft Teams gebruiken op fysieke devices, dus het systeem (desktop, laptop, tablet of telefoon) van de medewerkers. Als u gebruik maakt van desktopvirtualisatie van Citrix of VMware, dan kunt u mogelijk ook gebruik maken van Teams in uw virtuele desktop. Echter worden hierbij meer resources gebruikt van de aanwezige IT-infrastructuur. Wij bespreken voor de installatie dan ook de mogelijke voor- en nadelen en adviseren u welke oplossing de minste impact heeft op de IT- omgeving.

Wat heeft uw medewerker nodig?

Een medewerker moet beschikken over een desktop, laptop, tablet of telefoon om verbinding te kunnen maken met de Microsoft Teams-omgeving. De omgeving kan met webbrowser, client of app worden benaderd vanaf Microsoft-, Apple- of Android-apparaten. Om gebruik te maken van videobellen heeft het apparaat een camera en microfoon nodig.

Aanpak

PQR realiseert uw Microsoft Teams-omgeving in twee dagen, inclusief een training voor uw medewerkers van de basisfunctionaliteiten.

Kick-Off en inrichting

PQR organiseert met Microsoft Teams een online vergadering voor de kick-off met onze consultant. We bespreken alle relevante aspecten van Microsoft Teams en kijken we wat we nodig hebben om de oplossing in te richten.

In het traject worden een aantal medewerkers van uw organisatie als ‘champion’ aangemerkt. Deze medewerkers spelen een belangrijke rol in de uitleg en adoptie voor de overige medewerkers. De gemaakte afspraken passen we toe in de inrichting, die direct na deze sessie zal starten. Aan het eind van de dag houden we samen in uw nieuwe, eigen Microsoft Teams-omgeving een sessie, om te evalueren of alles naar wens werkt. 

Adoptie en training

De volgende dag kunnen de trainingssessies met uw medewerkers van start gaan. Dit doen we door in de ochtend met de ‘champions’ een aantal online Teams-trainingen te verzorgen. In de middag wordt er een algemene sessie georganiseerd waarin de belangrijkste functionaliteiten voor uw organisatie aan bod komen. Daarna volgt een evaluatie om eventuele volgende stappen te bepalen.

Investering en voorwaarden

De Quickstart Microsoft Teams is beschikbaar voor een vast tarief van 5.000 euro.

PQR biedt daarnaast in de eerste twee weken na implementatie ondersteuning aan uw IT-organisatie met onze servicedesk. Uitbreiding van dit ondersteuningspakket voor langere tijd of voor directe ondersteuning naar uw eindgebruikers is altijd mogelijk.