Microsoft richtet in seiner Deutschlandzentrale in München einen Raum für hybride Events ein – mit modernster Technik, dem Einsatz künstlicher Intelligenz und der Integration von Teilnehmer*innen aus der realen und digitalen Welt. Die erste Veranstaltung im „The Hive Munich“ ist für Juni 2022 geplant.
Hybride Events schaffen neue Möglichkeiten der Teilhabe: Menschen, die Präsenzveranstaltungen und den persönlichen Kontakt zu den Teilnehmenden schätzen, kommen ebenso auf ihre Kosten wie diejenigen, die Zeit und Aufwand für Anreise und Übernachtung scheuen. Echte hybride Veranstaltungsformate sind hybrid, damit jede Person, ganz unabhängig von einer möglichen Behinderung, ein angenehmes und produktives Meeting-Erlebnis hat.
Echte Teilhabe: Reales und virtuelles Publikum auf Augenhöhe zusammenbringen
Wirklich hybrid sind Events aber nur, wenn sie beiden Zielgruppen nicht nur die stille, sondern eine aktive Teilnahme ermöglichen. Früher wurden physische Events ins Internet oder virtuelle Veranstaltungen auf Monitore übertragen, um Veranstaltungen aus der einen in die jeweils andere Welt „zu verlängern“. Bei echten hybriden Events gibt es diesen Unterschied nicht mehr: Wir schaffen einen hybriden Event-Raum, in dem Sprecher*innen vor Ort und virtuell hinzugeschaltet werden können.
Damit die virtuell Teilnehmenden dieselben visuellen und auditiven Eindrücke haben wie das Publikum im Raum, setzt Microsoft mit seinem langjährigen Projekt- und Lösungspartner medialesson auf die Integration von Microsoft Teams.
Die Lösung erkennt über Azure Cognitive Services die Reaktionen der Teilnehmenden im Raum und übersetzt sie für die virtuellen Gäste in Zustimmung oder Applaus. Die Reaktionen des digital teilnehmenden Publikums sind für die Teilnehmer*innen im Raum über Lichtimpulse erlebbar. Alle digital zugeschalteten Teilnehmenden werden automatisch als Avatare dargestellt, die auf alles reagieren können, was geschieht.
Hebt jemand aus dem virtuellen Publikum die Hand für eine Wortmeldung, leuchtet im Raum eine Lampe auf. Zudem werden auf den Monitoren die virtuellen Herzchen und Daumen aus Teams gezeigt, so dass Moderator*innen, Sprecher*innen und das Live-Publikum darauf reagieren können.
Im Raum arbeiten wir mit schwenkbaren Kameras, die die Sprecher*innen automatisch ins beste Bild rücken. So können sich die Vortragenden voll auf ihre Präsentation konzentrieren.
Hybride Veranstaltungen mit künstlicher Intelligenz
Damit diese Interaktionen funktionieren, hat medialesson die Azure Cognitive Services mit einer großen Anzahl von Bildern aus eigenen Events trainiert. Anschließend wurden die trainierten Modelle aus Microsoft Azure exportiert, um sie auch lokal ausreichend schnell ausführen zu können.
Um die Reaktionen des realen Publikums in Microsoft Teams abzubilden oder die aktuell Sprechenden groß darzustellen, nutzt das Projektteam selbstprogrammierte Windows Dienste. Bei hybriden Veranstaltungen nutzen sie das Tool für Prozessautomatisierung, um Klicks zu simulieren und in Teams so auszuführen, dass die oben beschriebenen Aufgaben automatisch erledigt werden.
Hilfreiche Tipps für die Organisation hybrider Events
Hybride Events stellen andere Anforderungen an Organisation und Durchführung als reine Präsenzveranstaltungen. Damit das Event für alle Teilnehmer*innen zum Erfolg wird, haben wir ein paar Tipps zusammengestellt:
- Der Eventbeginn sollte für beide Teilnehmergruppen funktionieren – für diejenigen, die anreisen, wie für die, die direkt am Schreibtisch teilnehmen. Falls ihr zum Beispiel mit einem gemeinsamen Frühstück beginnt, kommuniziert das an alle Teilnehmenden, damit sie sich darauf einstellen können.
- Jede längere Veranstaltung braucht Pausen. Vor Ort können die Teilnehmer*innen untereinander kommunizieren, einen Kaffee trinken oder einen kleinen Spaziergang unternehmen. Plant auch für das virtuelle Publikum ein kleines Pausenprogramm ein, einen Kommunikationsraum, Pausenmusik, Tipps für einen kleinen Snack oder ähnliches.
- Achtet auf die Zeit und startet nach einer Pause pünktlich ins Programm, um das digitale Publikum nicht warten zu lassen. Das funktioniert zum Beispiel, wenn ihr für die digitale Pause fünf Minuten länger einplant, so dass die physisch Teilnehmenden bereits im Raum sind.
- Falls ihr durch die Veranstaltung führt: Moderiert auch das, was im Raum passiert und dem digitalen Publikum normalerweise verborgen bleibt. So schafft ihr es, dass sich alle Teilnehmenden als Teil des Events betrachten.
Weitere Informationen
- Weiteres Material zum Raum wie Bilder und Texte gibt es hier.
- Mehr Informationen zur Durchführung hybrider Events findet ihr hier.
- Weitere Infos zu Meeting-Raum Konzepten findet ihr hier.
Ein Beitrag von Sascha Ackermann
Experience Lead
